UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LƯƠNG TRUNG Số : 425/QĐ-UBND

CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Lương Trung, ngày 24 tháng 11 năm 2021

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành quy chế quản lý, vận hành và sử dụng phòng họp trực tuyến

xã Lương Trung, huyện Bá Thước

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LƯƠNG TRUNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1594/QĐ-BTTTT ngày 13/10/2021 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Quy trình tạm thời tổ chức, vận hành hệ thống Hội nghị truyền hình kết nối từ Chính phủ đến cấp xã;

Theo đề nghị của Công chức văn hóa - Xã hội.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Phòng họp trực tuyến xã Lương Trung.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký

Công chức Văn phòng – Thống kê ; Tài chính – Kế Toán; Trưởng các ban, ngành đoàn thể; các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận : - Như kính gửi; - Lưu : VT.

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Trương Ngọc Thụ

UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LƯƠNG TRUNG

CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG PHÒNG HỌP TRỰC TUYẾN

XÃ LƯƠNG TRUNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số 425/QĐ-UBND ngày 24/11/2021

của UBND xã Lương Trung)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Phòng họp trực tuyến xã Lương Trung.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với Cán bộ, công chức, tổ chức, cá nhân trực tiếp quản lý, vận hành, sử dụng Phòng họp trực tuyến.

Điều 3. Mục đích của công tác quản lý, vận hành và sử dụng Phòng họp trực tuyến.

Phòng họp trực tuyến xã Lương Trung được sử dụng phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành từ Chính phủ đến cấp xã thuộc tỉnh theo quy định tại Quyết định số 1594/QĐ-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông và công tác chỉ đạo, điều hành từ tỉnh đến xã và từ xã đến thôn.

Điều 4. Nguyên tắc thực hiện

1. Ủy ban nhân dân xã thống nhất quản lý Phòng họp trực tuyến.

2. Khai thác, sử dụng Phòng họp trực tuyến đúng mục đích, quy định về chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của hệ thống hành chính nhà nước; bảo vệ bí mật nhà nước và an toàn, an ninh thông tin theo quy định của pháp luật.

3. Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản công được đầu tư, trang bị phục vụ họp trực tuyến bảo đảm đúng quy định của pháp luật.

Chương II

NỘI DUNG QUẢN LÝ, VẬN HÀNH PHÒNG HỌP TRỰC TUYẾN

Điều 5. Điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật phòng họp trực tuyến

1. UBND xã bố trí phòng họp trực tuyến, vị trí lắp đặt thiết bị đầu cuối phục vụ họp trực tuyến đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành và hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông, bảo đảm các vị trí trong phòng họp đều có thể phát biểu và nghe rõ âm thanh từ hệ thống họp trực tuyến.

2. Bảo đảm nguồn điện áp ổn định cho phòng họp trực tuyến, có nguồn điện dự phòng; tuân thủ công tác phòng, chống cháy, nổ theo quy định.

3. Bảo đảm các điều kiện về phòng cháy, chữa cháy.

4. Bảo đảm các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện ổn định cho hệ thống HNTH trực tuyến.

Điều 6. Yêu cầu đảm bảo an toàn thông tin

1. Phòng họp trực tuyến phải được triển khai phương án bảo đảm an toàn thông tin đáp ứng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông

2. Văn phòng Ủy ban nhân dân xã chịu trách nhiệm về bảo đảm an toàn thông tin đối với thiết bị đầu cuối tại điểm cầu Ủy ban nhân dân xã.

3. Cán bộ phụ trách Phòng họp trực tuyến phối hợp với viễn thông Bá Thước bảo đảm an toàn thông tin đối với thiết bị đầu cuối, chất lượng và dung lượng băng thông đường truyền tại điểm cầu.

Điều 7. Yêu cầu khi sử dụng Phòng họp trực tuyến

1. Bật, tắt, vận hành hệ thống phải đúng quy trình kỹ thuật.

2. Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng.

3. Bảo đảm vệ sinh các thiết bị họp; không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera.

4. Không thay đổi, cài đặt lại các thông số liên quan đến thiết bị đầu cuối khi chưa có sự đồng ý của Đơn vị vận hành kỹ thuật Phòng họp

5. Tắt micro khi bắt đầu kết nối phiên họp, chỉ mở khi điểm cầu chủ trì mời phát biểu.

Điều 8. Những hành vi bị cấm

1. Không được mang các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng, hóa chất vào phòng họp.

2. Không được tự ý dịch chuyển, sử dụng thiết bị vào mục đích khác hoặc thay đổi các tham số cấu hình hệ thống.

3. Không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera.

Chương III

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP TRỰC TUYẾN

Điều 9. Chuẩn bị tổ chức Hội nghị trực tuyến

1. Căn cứ nội dung, quy mô, thành phần tham dự, UBND xã mời các thành phần tham dự họp trực tuyến.

2. Cán bộ được phân công phụ trách phòng họp phải bảo đảm nguồn điện và điện dự phòng, hệ thống âm thanh, ánh sáng, Camera tại phòng họp trực tuyến; tham gia test thử đường truyền, kịp thời phản ánh sự cố kỹ thuật về đơn vị vận hành kỹ thuật hệ thống Họp trực tuyến huyện để có giải pháp khắc phục (nếu có).

Điều 10. Tổ chức họp trực tuyến

1. Văn phòng UBND xã phối hợp với cán bộ phụ trách Phòng họp trực tuyến khắc phục sự cố (nếu có) trong quá trình tổ chức họp trực tuyến.

2. Phối hợp với viễn thông huyện quản lý đường truyền phục vụ họp trực tuyến, nếu có sự cố kịp thời phản ánh về cán bộ kỹ thuật điều khiển điểm cầu trung tâm để được hỗ trợ, xử lý sự cố kỹ thuật trong trường hợp phải can thiệp vượt quyền điều khiển, vận hành kỹ thuật đã được phân cấp.

3. Khi kết thúc Hội nghị, cán bộ phụ trách Phòng họp kiểm tra toàn bộ hệ thống, tắt thiết bị đầu cuối và sau đó ngắt nguồn điện cung cấp theo đúng quy trình.

Điều 11. Công chức Văn phòng – Thống kê

1. Là đầu mối tiếp nhận thông tin hội nghị trực tuyến từ Văn phòng UBND huyện; phối hợp với Cán bộ phụ trách Phòng họp triển khai và kiểm tra kết nối kỹ thuật hệ thống đường truyền với huyện.

2. Kiểm tra, đôn đốc, giám sát các thành phần về tham dự hội nghị trực tuyến.

Điều 12. Công chức tài chính kế toán

Trên cơ sở dự toán và khả năng cân đối ngân sách, tham mưu cho UBND xã bố trí kinh phí để thực hiện các nhiệm vụ quy định tại Quy chế này.

Điều 13. Công chức Văn hóa – xã hội

1. Thực hiện đúng trách nhiệm, yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật và bảo đảm an toàn thông tin trong khai thác, sử dụng Phòng họp trực tuyến quy định tại Quy chế này.

2. Tham mưu, đề xuất với UBND xã bố trí kinh phí bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp thiết bị đầu cuối (nếu có), kinh phí duy trì đường truyền để đáp ứng yêu cầu họp trực tuyến tại điểm cầu; tổ chức quản lý, sử dụng tài sản công được đầu tư, trang bị đúng quy định pháp luật.

3. Cung cấp số liệu báo cáo về tổ chức họp trực tuyến theo quy định của Phòng Văn hóa - Thông tin.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Khen thưởng và xử lý vi phạm

Công tác thi đua, khen thưởng, xử lý vi phạm, kỷ luật trong quá trình thực hiện Quy chế này được thực hiện theo các quy định hiện hành.

Điều 15. Tổ chức thực hiện

1. Văn phòng Ủy ban nhân dân xã; Trưởng các ban, ngành đoàn thể; các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý.

2. Trong quá trình triển khai, thực hiện, nếu có vướng mắc, phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, kịp thời phản ánh về Văn phòng UBND xã để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân xã xem xét, quyết định.